導入事例

株式会社スマートドライブ

有休を自動付与でき、残数をリアルタイムで可視化できるのは、すごく便利だなと思います。

株式会社スマートドライブ 会社URL: https://smartdrive-fleet.jp/

SmartDrive Fleet(スマートドライブフリート)は工事不要、簡単導入できるクラウド車両管理サービスです。リアルタイムな位置情報管理で業務の効率化から、安全運転診断機能で運転を可視化し事故抑止に役立てます。走行データから自動で走行日報が作成されるなど、車両にかかるコストの大幅削減も見込めます。

課題

  • 勤怠や経費をスプレッドシートで管理しており、記入漏れや事後承認が多かった
  • 自身の有休残日数が把握しづらく、都度、労務に確認する必要があった

効果

  • 簡単に打刻・申請・承認ができるので、漏れやミスが少なくなった
  • 有休が法律に適した形で自動付与され、残数はマイページ内で可視化できるようになった

運用方法

  • 社内勤務の場合はICカード打刻、外出が多い者はマイページ打刻
  • IC打刻では、オフィスの入館証やコンビニの電子マネーカード、交通系IC等、自分に合ったカードを利用

「出退勤の際、ICカードをかざすだけで打刻できるのはシンプルでいいですね。」

―『ジョブカン』導入前はどのような課題感がありましたか。

当社では約2年前にジョブカンを導入したと聞いています。現在は50人弱の従業員がいますが、当時はまだ20人程度。小規模だったこともあり、勤怠や経費の管理はスプレッドシートで行っていました。いわゆる、事後的かつマニュアル(手動)の管理ですよね。当時は創業から間もなかったため、管理体制が後回しになってしまっていたんです。

しかし、事業の拡大とともに社員数が増えてきて、前述のようなマニュアル管理が厳しくなりました。管理が非常に面倒で、煩雑になってしまっていたんです。こうした課題の解消を目的に、導入を検討しはじめたと聞いています。

よく「社員数が20-30人規模になるとマニュアル管理が厳しくなってくる」、という話を聞きますが、当社もまさにそのタイミングでした。

ジョブカンを選んだのは「従業員にとっても管理者にとってもストレスにならないような、シンプルなツールで管理ができないか」と探した結果だったようです。

―スムーズに導入できましたか?

私が入社したときには、すでに『ジョブカン勤怠管理』も『ジョブカン経費精算』も運用されていました。基本的な設定は終わっており、従業員も主な機能は使いこなしている状態でしたので、導入もスムーズだったかと思います。

ただ、『有休(年次有給休暇)の自動付与』などの追加的な機能はまだ十分に使いきれていませんでした。そういったところは、私を含めた管理担当でルール作りをし、社員への説明を行いました。説明会を開くというよりは、週次の全体ミーティングでアナウンスする程度です。それだけで、特に問題なく使えています。

新しく入社される方には、オリエンテーションでお渡しするシートでジョブカンの使い方を説明しています。例えば「打刻し忘れた場合」など、ちょっとしたエラーの対応法もまとめて記載しているので、新入社員でもすぐに使えています。

―管理ご担当者様から見て『ジョブカン』はいかがですか。

私は前職でも勤怠管理ツールを使っていましたが、ジョブカンのように直感的な使い方ができるものではありませんでした。出退勤の際、「セキュリティカード(ICカード)をかざすだけ」で打刻できるのはシンプルでいいですね。

経費精算も、画面がシンプルでわかりやすいツールだなという印象を受けました。

集計の面でも、以前に比べるとかなり楽になっているはずです。導入前はスプレッドシートに記入された内容に基づいて毎月手動で集計する形でしたので、自動集計されるようになったのは大変効率的です。

―『ICカード打刻』以外にも、指静脈認証打刻やGPS打刻、LINE打刻、マイページ打刻などがありますが、どれを使われていますか?

社内勤務の場合はICカード打刻、外出が多い者はマイページ打刻です。

カードについてはFeliCa/MIFARE規格のものならOKということで、いろいろなものを利用しています。打刻専用のカードを持っている者もいますし、当社が現在入居しているWeWorkのカードを利用している者もいます。コンビニの電子マネーカードや交通系ICなど、幅広いカードが使えるのは便利ですね。

「法改正に適した形で有休を自動付与でき、残数をリアルタイムで可視化できるのは、すごく便利だなと思います。」

―『ジョブカン勤怠管理』について、特に便利だと感じる機能はありますか?

『働き方改革』により、有休もしっかりと管理しなければならなくなってきました。こうした法改正に適した形できちんと有休を自動付与でき、残数をリアルタイムで可視化できるのは、すごく便利だなと思います。

それから、36協定の時間を超過してしまった場合や、勤怠時間が未入力になっていたときなどにアラートが出る機能もいいですね。勤務時間の管理についても、時代的にもとても重要になっていると感じています。アラート機能は、その月の残業時間が多い人に対して「(締め日よりも早めに、)大丈夫ですか?」と聞くきっかけになるので、重宝しています。

勤務時間をExcelやタイムカードで管理していると、残業時間をリアルタイムで確認するのが難しいんですよね。確認は月に一度まとめて行うことになるので、超過を見逃してしまう可能性もあります。締め日のあとに確認して超過に気づいたとしても、もうどうしようもありません。

こうしたリスク回避のためにも、きちんと勤務時間をリアルタイムで確認でき、なおかつアラートでお知らせしてくれるのはありがたいなと思います。

また、有休についても以前は「自分はあと何日残っているのか」を把握していない人が多く、都度、個別に確認が必要な状況でした。今は残日数もマイページ内で確認できますし、申請も簡単になったので、管理が煩雑でなくなりました。

―『ジョブカン経費精算』について、特に便利だと感じる機能はありますか?

会計帳簿に『立替経費』を起票する必要があるのですが、CSVで仕訳形態ごとのデータを落とすことができるのが便利です。経費の締め日になったら、CSVデータを落として会計ソフトに流し込むだけで立替経費の月次仕訳ができるのはいいですね。

給与計算自体は社労士にお願いしているので、『ジョブカン勤怠管理』の勤怠データと『ジョブカン経費精算』から落とした立替経費のデータを共有しています。

―ジョブカンを導入して「よかった」と思う場面があれば教えてください。

スプレッドシート時代に比べると、管理担当者も他の社員もかなり楽になりました。

マニュアルで記入していたシートは「誰でも書き換えられる」という問題があると思っています。やっぱりどうしても、締め作業をしているなかで「これって正しい勤務時間なのかな?」って疑ってしまうことがあるんですよね。ですから、社員が操作できる範囲に制限をかけられるのは安心だと思います。

それから、例えば打刻漏れがあったとしても、数日後になったら自分でも「その日、何時間働いたか」を思い出すのは難しいんじゃないでしょうか。仕方なく、適当な数字を記入してもらうこともあるかもしれません。でも、その日のうちに「打刻漏れがある」というアラートがくれば、すぐに修正できますよね。

こうした機能は正確な勤務情報をリアルタイムで把握するためには重要ですし、とてもいいなと思います。

―御社で力を入れている「働き方改革」への取り組みや、福利厚生の制度があれば教えてください。

福利厚生の一つに、『特許取得奨励金』があります。当社は知財関係に力を入れているため、いいアイデアがあれば特許を申請しています。それが登録となった場合は発案者に手当を支給する、というものです。そのほか、採用面に関してはリファラル手当もあります。会社にとってプラス要素があったときは、従業員にも還元をする取り組みを積極的に行っています。

また、当社は『コアタイムなしフレックス制度』を導入しています。従業員全員がフルフレックスです。子どもの送り迎えやケア、通院などで有休を使わなくていいので、子育てにもいい環境だと思います。

こういう制度は、ジョブカンのようなソリューションがなければ成り立ちません。勤怠管理をせずにフルフレックスを取り入れたら、ただただ「やりたい放題」になってしまいますからね。

―導入を検討しているお客様へのメッセージをお願いします。

ジョブカンは本当に簡単なインターフェースだと思います。「従業員にとっても管理者にとってもストレスなく、適切に労務管理したい」と思っているような会社、そして当社のような規模感の会社にはおすすめです。

―ありがとうございました。

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