導入事例

株式会社トータルエステート

ペーパーレスで管理でき、集計する手間も省けるようになりました。

株式会社トータルエステート 会社URL: http://www.t-estate.com/

”人と地球にやさしい住まい”の追求を企業理念として掲げ、リノベーションにより中古マンションに付加価値をつけ再販しています。マンションの仕入れからリノベーション企画、設計・施工、販売、アフターサービスまでを一貫して自社グループで行っておりますので、高い品質と技術をリーズナブルな価格でご提供できるのが強みです。

課題

  • 月次の出勤簿や残業申請書の作成、チェックの負担が大きかった
  • 出退勤時間をきちんと管理できていなかった
  • みなし残業手当があるスタッフは特に、残業時間・終業時間への意識が低かった

決め手

  • 業界シェアトップのサービスである
  • サポートが手厚く、行き届いている
  • 運用方法のバリエーションが多く、要望に対し的確な提案をしてくれる

効果

  • ペーパーレスで管理でき、集計する手間が省けるようになった
  • 毎日きちんと打刻をし、以前よりも勤務時間が意識するようになった

「顧問社労士や会計士に相談し、使い勝手や汎用性の面でジョブカンを選びました。」

― 導入前の状況、運用方法について教えてください。

休暇や残業申請、月次の出勤簿など、全て紙ベースで管理していました。毎日Excelに自分で出勤時刻と退勤時刻を記入するという、完全に自己申告での運用ですね。月初に前月分をまとめて印刷し、上長の印鑑をもらって提出していました。

稟議書などのワークフローについても、一部PDFにしてデータ保管することもありましたが、基本的に紙ベースです。当社は横浜本社と東京本社があるため、毎日配送で書類のやりとりをする必要もありました。

― 導入前の課題を教えてください。

前述の出勤簿や申請書を作成する手間と、総務部でそれをチェックする負担が大きかったです。また、出退勤時間は自己申告だったため、きちんと管理できていない部分もありました。特に『みなし残業手当』があるスタッフは、残業時間や終業時間に関して意識が低く、「実際には何時に帰ったかは覚えていないので、適当な時間を記入する」という状況もありました。

ワークフローについては、横浜‐東京間のやりとりに最短でも一日ほどタイムラグが発生してしまうこと。それから、紛失のリスクもありました。社内でやりとりする際も、書類を封筒に入れてきちんと封をして、承認者のデスクに持って行き、「お願いします」と渡していました。これがけっこう負担が大きかったんです。

―ジョブカンの導入を決めた理由を教えてください。

働き方改革に伴い、会社の就業規則を大きく変更しました。その際、先ほどお話したような課題が見えたんです。それがきっかけで、勤怠管理システムの導入を検討しました。

また、先月東京本社は引越しをして、社内がフリーアドレスになりました。個人で書類を保管できる場所が小さなロッカーのみになり、保有できる紙の量が少なくなったんです。そのため、申請書類等のペーパーレス化を進めることになりました。

顧問社労士や会計士に相談したところ、「ジョブカンがシェアNo.1で、多くの会社に使われていますよ」と教えていただきました。他にもいくつか教えていただいたのですが、使い勝手や汎用性の面でジョブカンを選びました。どんなに安くても、使い勝手が悪ければ意味がありませんから。

業界シェアトップということ、とにかくサポートが手厚く、行き届いている点。それから運用方法のバリエーションが多く、こちらの要望に的確な方法の提案をしてくれる点が決め手でした。

「ジョブカンはほとんどの状況に対応できるので、ありがたいなと思います。」

―導入はスムーズにできましたか?

勤怠管理は設定が複雑なので、サポートの方に助けていただいて何とかできました。

ジョブカンって本当に、ほとんどの状況に対応できるんですよね。「こういうのできますか?」って聞くと『できますよ』って方法を教えてくれますし、「じゃあこうできますか?」と聞いても『できますよ』と。これまでいろいろな会社の要望にこたえてきた結果なんだろうなと思いますし、すごく助かっています。

メールもお電話もレスポンスが早くてありがたかったです。法律や就業規則のこともきちんと知ってくださっているので、そういった面でも助けていただきました。

―ジョブカン導入後、どのように課題が解決されましたか。

休暇・残業申請、出勤簿をペーパーレスで管理でき、集計する手間も省けるようになりました。今はまだ慣れていないため打刻漏れもが多いのですが、これがなくなればボタン一つでデータを抽出して、給与管理お願いしている外注先に渡せばいいだけになるので、かなりラクだと思います。

ワークフローについてはまだ初期設定の段階で本格的な運用はできていないのですが、今後は外出先からも稟議申請ができたらいいなと思っています。こうした書類もペーパーレスになって、東京‐横浜間のラグや紛失のリスクがなくなるのは画期的ですね。

― 導入してよかったと思う場面や便利な機能があれば教えてください。

毎日きちんと打刻をすることによって、退勤時間や残業時間に対して、以前より意識をするようになったと感じます。また営業先に直行する方が多いので、『LINE打刻』は便利ですね。

―御社で力を入れている「働き方改革」への取り組みや、福利厚生の制度があれば教えてください。

19年4月から抜本的に会社の制度が変わりました。営業職の完全週休二日制、有休を取得しやすいシステム作り、計画年休の取り組み、みなし残業時間の削減などですね。それから、出勤時間も変わりました。これまでは9:00始業だったんですが、通勤ラッシュと重なるため9:30に変更しました。

また、社内の壁をなくしてワンフロアにし、フリーアドレス化したことで、自由でオープンな雰囲気を作っています。社長や専務、常務もここから見える位置で仕事をしているんです。この取り組みがよければ、横浜も変わっていくと思います。「昔ながらの不動産屋」というイメージの会社ではなくなってきているのではないでしょうか。

―ありがとうございました。

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