導入事例

打刻漏れ・打刻修正が激減。短期的に自社の課題解決が実現

株式会社セクションエイト

会社URL
https://section-8.jp/
  • 101~300名
  • 生活関連サービス
  • 飲食店

【恋愛を通じ人と人の出会いで日本を元気にしていきたい】 弊社は昨年で創業から10周年を迎えました。現在の私たちのビジネスドメインは飲食業態を通して「恋愛を創る」ことです。店舗ブランドとしては居酒屋業態の『相席屋』、スタンディングバー業態の『The Public Stand』をメインに展開しています。相席屋は現在、直営とフランチャイズ合わせて52店舗、The Public Standは合計で17店舗。立ち上がって間もない業界ですが、将来的には親御さんから出会いの場として安心して「相席業界」を推薦してもらえるよう今後も信頼を獲得する取り組みを続けていきます。

課題

  • 人件費の予実管理・有休管理をExcelで行っており、かなり工数がかかっていた。
  • 打刻状況を従業員本人が確認できず、打刻漏れや修正が多かった。

運用方法

  • 『相席屋』と『The Public Stand』の全店舗で打刻や人件費管理に利用。
  • 一部店舗ではシフト申請機能も利用(全店に展開予定)。

効果

  • アルバイトの人件費や有休日数を、自動で正しく管理できるようになった。
  • 打刻漏れ、修正が激減した。

打刻漏れが多く、またシフトや有休の管理に膨大な工数がかかっていたという株式会社セクションエイト様。ジョブカンの導入により、打刻漏れ・修正が激減したといいます。ジョブカンを選んだ理由や、具体的な運用方法を聞きました。

シフト作成や人件費の予実管理、有休管理機能があり、短期的に自社の課題解決ができる

『ジョブカン』導入前はどのような課題感がありましたか?

以前の勤怠システムでは、『打刻のみ』を利用していました。これに基づいて勤務時間をデータ化し、給与ソフトに落とし込む形での運用です。

シフトはスタッフ全員から希望シフトを集め、各店舗でExcelを使って作成していました。大規模な店には20~30名のスタッフが所属していますので、この作業にはかなり工数がかかります。事業を拡大していくにあたり、こうした作業はシステム化していく必要があると感じていました。

そのほか、アルバイトスタッフの『人件費の予実管理』と『有休(年次有給休暇)管理』も課題でした。アルバイトは時給ですので、日次で人件費を計算して予算を管理する必要があります。これまでは、Excelで計算式を組んで計算していました。

有休もExcelを使って日数管理しておりました。アルバイトは出勤日数に応じて付与数が変わりますし、そもそも対象者かどうかの確認も行う必要がありますので、この作業は結構大変でしたね。

それから、『従業員の打刻漏れが多いこと』も課題のひとつでした。打刻漏れ修正の際はワークフローで申請する必要があります。これまでは月末にまとめて申請されることが多かったので、管理者側には「1カ月前の打刻時間を正しく記憶しているのか」といった疑問もありました。

これらの課題を解決するためには、何か別のシステムを入れないと厳しいと感じ、導入を検討しました。

『ジョブカン』に決めた理由は?

勤怠システムの切り替えよりも先に、給与システムの移行が決まっていました。こちらの運営会社から、「相性がいい勤怠システム」としてジョブカンをご紹介をいただいたんです。

もうひとつ別の勤怠システムも紹介されたのですが、それは機能が足りない、操作がしづらい、費用対が合わないなどの問題がありました。一方、ジョブカンはこうした問題がありませんでしたし、シフト作成や人件費の予実管理、有休管理機能があり、短期的に自社の課題解決ができることが導入の決め手になりました。

それから、従業員それぞれが自身のスマホで打刻状況を確認できることもポイントでしたね。前述のように、当社は打刻漏れが多かったので、きちんと確認できて漏れをなくす機能があることが大変重要でした。

また労務管理には『SmartHR』を使っていますので、これと連携できることも理由のひとつです。これまでは入社手続き(書類の提出)が完了していないのに、出勤・打刻してしまうことがありました。しかし、労務管理システムと勤怠管理システムが連携していれば、書類提出が完了するまで打刻できません。管理のリスクをなくすためにも必要だと思いました。

導入はスムーズにできましたか?

最初は打刻を『所属店舗(グループ)ごと』で設定していたため、ヘルプで働いた時間が集計ができない、という問題がありました。例えば恵比寿店所属のスタッフが新宿店で働いた場合、『ヘルプ』として手当を支給しているのですが、この集計ができない設定にしてしまっていたんです。ヘルプに行った時間も全て含んだ状態で、所属店舗ごとにしか勤務時間を集計できませんでした。それが問題にはなったんですが、ジョブカン導入コンサルの方に相談し設定を変えてからは、問題なく運用できています。

打刻にはICカードを使用しています。ICをカードリーダーにかざすという打刻方法自体は以前のシステムも同じだったので、従業員も戸惑うことなく使えています。

『ジョブカン』導入後は、どのように運用されていますか?

『相席屋』と『The Public Stand』の全店舗で打刻や人件費管理を行っています。シフト申請機能を利用している店舗もあります。シフト作成機能については、今後は全店舗で使う予定です。

課題だった従業員の打刻漏れ・修正が激減

導入してよかったと思う場面や、便利な機能があれば教えてください。

従業員それぞれが、スマホを使って打刻状況をリアルタイムで確認できるのはいいですね。若いアルバイトスタッフが多いので、スマホで見れるマイページ内で簡単に確認できるのは便利だと思います。おかげで、課題だった従業員の打刻漏れ・修正が激減しました。

あと、『予実管理機能』でシフトと実際の労働時間の比較ができるのも便利です。飲食店は仕入れの原価率とレイバー(人件費)が大きな指標になりますから、これを毎日しっかり管理できるのはいいですね。

シフト作成機能については来月から全店舗で使用する予定です。シフトをテスト作成した店長によると、人件費予算が出せるのが便利みたいですね。また、今後は社員も変形労働制になるので、その際にはさらに活用できるんじゃないかなと思っています。

あと、勤怠データはRPAを使って毎日自動で落としているのですが、ジョブカンはシステムがきれいなので動かしやすいです。今後はRPAによる自動化も進めながら、さらに効率的に運用していきたいと思っています。

ありがとうございました。

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