ジョブカンご導入前はどのようなご管理をされていましたか？

もともとはタイムカード、シフト表、有給等の申請を別々で運用していました。また給与明細や従業員の個人情報などは紙で発行していました。従業員も増えたことと全国各地に拠点があるので紙の発行や郵送に莫大な時間とコストがかかっていました。加えてタイムカードは記入式であったため勤務時間を再度計算していたので、実務担当者に負荷がかかっていましたね。

デジタル化への検討

システムの乗り換えを検討されたきっかけを教えてください。

全国の百貨店店舗にスタッフがいるので、紙ベースでのやりとりは時間とコストがかかります。労務管理、勤怠管理、給与計算に関してクラウド上で事務処理ができれば、事務効率が上がるだけでなく、スタッフの情報閲覧性も高まるため、システム導入が必要と考えました。

また、SDGｓの観点においても、できる限り紙を使わず、デジタル化することが大事であると考えています。

高機能な一元管理を実現

最終的にジョブカンをご導入いただいたわけですが、決め手は何だったのでしょうか？

大前提として、クラウド上でバックオフィス業務が一元管理ができることが重要でした。
それに加えて全国に展開している店舗ごとにシフトパターンや勤務体系が異なるため、それに合わせた細かな設定が可能なことや、拡張性が高いことに魅力を感じたため導入に踏み切りました。

現在はどのような運用をされていますか？

勤怠に関しては本社で部分的に導入しており、今年秋ごろには全社員への運用予定です。
給与計算はWEB明細の発行から配布まで。労務HRは新入社員情報登録や社会保険加入書類をジョブカンにて運用しております。
勤怠情報の集計から明細の発行まで自動で行ってくれるので非常に役立っています。

各種連携による業務短縮化を実感

勤怠管理に関して、導入して特に良かったなと感じられた場面などはありましたか？

とても便利と感じていることは、それぞれのサービスで連携ができ、設定の手間が省けることです。
連携機能によって導入のハードルはかなり下がりました。また勤怠と給与の連携によって給与明細の発行までがスムーズになり業務の短縮化につながっています。加えて従業員の絞り込み検索ができるため、ある期間の特定の従業員を抽出するのに時間を要さないことです。

最後に、今後ジョブカンをご検討される皆様にメッセージをお願いします。

ジョブカンは、弊社のようにインセンティブなどの手当の細かい計算が必要な場合、特に利便性を感じられると思います。またToDo管理やチェックリスト、操作のフローがサービスに内装されているので初めてのデジタル化にとっては優しい設計だと感じています。
ただ、スマホでログインする際の画面はもっと最適化されると尚良いと思うので、今後に期待しています！

ありがとうございました！