導入事例

学校法人 木下学園 カナン国際教育学院

学校法人 木下学園 カナン国際教育学院 会社URL: https://www.knstschool.com/

当校は「世界で活躍できる人材の育成」を目指し2003年に開校しました。 日本語教育を通じて、コミュニケーション能力や考える力を育むことを目指しております。 本校では学生のニーズに合わせたくさんのコース、クラスを用意しております。 一人一人の目標とレベルに合わせて、最適なカリキュラムを組んでおります。 また講師陣は、長年の経験を持つ方から若手まで多才な講師陣が学生の皆さんのサポートをしております。 変化の著しいこの時代に、どのような環境・状況でも適用できる人材をたくさん輩出できるよう、今後も教職員一同尽力して参ります。

課題

  • タイムカードで管理していたため、確認と修正、集計に手間がかかる
  • 休暇申請・承認は口頭で確認を行う必要があり、気軽に取得ができない

決め手

  • 大手比較サイトで数年間連続1位になっており、安心感があった
  • 機能が豊富で使いやすい印象があった
  • サポート窓口の対応が早く、スムーズに導入できそうだった

効果

  • 集計・確認・修正・給与計算にかかる時間が約1/2に短縮できた
  • 休暇の残日数確認や申請がマイページ内で簡単にできるようになり、取得しやすくなった

カナン国際教育学院(旧キノシタ学園日本語学校)様はアジアを中心とした約300名の留学生が通う日本語学校です。「教員の長時間労働」や「教育界の働き方改革」が社会問題として注目を集めるなか、先駆けとしてジョブカン勤怠管理の導入を決定されました。導入に至った経緯や、導入後の効果を伺いました。

■ ジョブカンを導入し、集計・確認・修正・給与計算の作業にかかる時間が1/2に短縮

——ジョブカンを導入する前はどのように勤怠管理をされていましたか?

かなりアナログな管理で、タイムカード式の打刻機で管理していました。タイムカードから出退勤時間・残業の割り出し・遅刻早退の書き出しをして、タイムカード上の勤怠情報の訂正も二重線とハンコで行う形です。有休の申請は従業員に口頭で連絡してもらって、承認後は管理用のエクセルに記入をしていました。

——作業量が多く、コミュニケーションコストもかかってしまいそうですね。

そうですね。勤怠情報をすべてタイムカードに書き込んでいたため、修正時に手書きのミスもあり、チェック・修正等を行う手間がかかっていました。勤怠情報の確認の際には直接、従業員に時間を割いてもらい聞いていたため、管理者、従業員共々コミュニケーションコストがかかることも悩みでした。タイムカードをチェックし、エクセルに転記し、従業員に漏れがないかを口頭で確認し修正、給与計算に回すという作業に丸一日かけていたように感じます。

——ジョブカンを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか?

導入実績があるだけでなく、大手比較サイトの勤怠管理システム部門で連続1位を取っているという安心感がありました。また、ホームページを見て、機能が豊富で使いやすそうな印象を受けたため、ジョブカン勤怠管理に決めました。

——「導入してよかった」と思う場面があれば教えてください。

まだ導入して数カ月ですが、いろいろな効果がありました。まず、今まで丸一日かかっていた集計・確認・修正・給与計算の作業が半日ほどに短縮されました。特に確認作業においては、管理側・従業員側両方の工数削減につながりました。従業員側も自分の勤怠情報をパッと見ることができるので、ミスや漏れをすぐに把握でき、修正の手間がかかりません。管理者目線では、勤務時間から早退・遅刻・残業時間の抽出が簡単にできるのが便利です。双方にメリットがあるので、導入してよかったと感じています。

また休暇の残日数確認や申請も従業員が自身のマイページでできるようになったので、コミュニケーションコストの削減にもつながりました。

それから従業員目線にはなるのですが、ジョブカンを導入してから休暇が取りやすくなったように感じています。以前は休暇を取得する旨を校長や私に直接伝えることで申請していたのですが、今はジョブカン勤怠管理のマイページから申請できるので負担が減ったのではないかと思います。

■ 勤怠管理のIT化により、生産性の向上につながった

——最後に、同じように教育現場で働く担当者の方にメッセージをお願いします。

教育業界はアナログな管理をしているところがまだありますが、当社としては先駆けとして勤怠管理からIT化に踏み出せたことは非常に良いことだと思っています。効率化することで今まで生み出せなかった時間ができるので、生産性の向上にもつながっています。

ジョブカンは利用した人数に対する料金しか発生しないので、まずは一部で導入し、徐々に全部署に広げていく、というような運用が可能です。当学校長も長く教育業界におりますが、ジョブカンは違和感なく使えていますので良かったなと思います。

専任の教職員はジョブカン勤怠管理、非常勤の教職員はタイムカードからスタート。
今後は全職員をジョブカン勤怠管理で管理する予定です。

——ありがとうございました。

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