スマートニュース株式会社

ニュースアプリ『SmartNews』を提供しているスマートニュース株式会社様。以前使っていた勤怠管理システムには使いづらい部分があり、ジョブカン勤怠管理への乗り換えを決定されたそう。ジョブカンを選んだ決め手や、導入後の効果を伺いました。

「労働時間の正しい管理とケア」をしていきたい

貴社の勤怠管理体制について教えてください。

会社の今後の成長を考えると、労働時間の正しい管理と従業員の労働時間のケアが重要です。各部門長が部下の労働環境を簡単に把握して、ケアできるような組織にしていきたいと思っています。そのためにも、HRテック系の仕組みを取り入れ、管理業務全般を効率化しているところです。

どのような就業規則がありますか？

当社では、従業員個々人の意思決定を尊重した組織づくりを意識しており、就業規則にもそれの実現に向けた項目を盛り込んでいます。例えば、フレックス制度やリモート制度などです。 フレックス制は出退社のタイミングは自分で決められますが、コアタイム（出勤義務のある時間帯）を設けています。コアタイムは、対面のコミュニケーションを取りながらクリエイティブなことをする時間、としています。 また、子どもがいる従業員も多いため、場所にとらわれない働き方＝リモート勤務も推進しています。

就業規則の変更に伴いシステムを導入

勤怠管理システム導入の経緯と決め手を教えてください。

最初に導入したのは別の勤怠管理システムだったのですが、それについては「従業員個々人の意思決定を尊重した組織づくりをしよう」となったのがきっかけでした。就業規則自体を変えたので、適切な運用のためにシステムの導入を検討しました。 そのときは、当社で初めて勤怠システムを導入するという状況だったため、まずは「忘れずに打刻してもらうこと」が重要だと思っていました、ですから、従業員側のインターフェースを重視して選んだんです。管理側の視点よりも従業員側の視点に重きを置き、マイページの画面の見やすさなどを基準に決定しました。

運用を始めて3か月で乗り換えを決定されたそうですが、その理由を教えてください。

いざ運用開始すると使いづらい部分がいくつか見えてきました。会社として必要な情報が出せなかったり、システムとして不安定なのか従業員の打刻が反映されていなかったり……。 せっかく理想の組織づくりのために就業規則を変更したのに、これではうまく運用ができません。そこで、早い段階で当社に適した勤怠システムに乗り換えようと決めました。

社会保険労務士に相談し、システムを再選定

ジョブカンを知ったきっかけは何だったのでしょうか。

就業規則変更の際に、ベンダーさんからHRテック系に明るい社会保険労務士事務所を紹介いただきました。社会保険労務士法人スマイングさんです。スマイングさんには、会社の就業規則の設計部分から柔軟な対応していただいていました。そこで「うちにあった勤怠管理システムを紹介してください！」とお願いしたところ、候補の一つとしてジョブカン勤怠管理を薦めていただいたんです。うまく運用できるか検証する際にもスマイングさんにご協力いただき、スムーズに進められました。

検証やシステム選定の方法を教えてください。

スマイングさんからジョブカン勤怠管理を含めて三つ候補をいただき、それぞれ並行して無料トライアルを利用しました。そのなかで打刻や締め作業などをして、簡単な検証をしました。 それぞれのサービス担当者ともコミュニケーションをとり、カバーしている領域をヒアリングしました。具体的には、今どのような機能を開発しているか、どのような方向性で開発を進めているか、などですね。 各サービスの方向性を探りながら、スマイングさんと選定を行いました。

そのなかでジョブカン勤怠管理を選んでいただいた理由は何だったのでしょうか。

労務管理サイドとしての機能を漏れなく備えていた点やユーザーサイドの安定性、使い勝手で判断しました。また、将来当社が成長していくにつれ、HRテック系の仕組みを使いこなす必要があります。そのため、人事労務の情報を集約できるもの、システムデータが統合でき、同じマスタ情報で管理できるものが良いと考えていました。 スマイングさんから「ジョブカン勤怠管理なら幅広い勤怠制度をカバーしているので大丈夫です！」と後押しいただいたのも一つの要因です。

現場だけでなく管理部にとっても使いやすく、処理速度が5倍くらいになった。

ジョブカンに変更してからどのような変化がありましたか？

処理速度が全然違って驚きました。 従業員の出勤簿を確認するときの画面遷移スピードもかなり速くなっているように感じます。 従業員からの質問を回答したり、必要な勤怠の情報にアクセスする際は5倍速くらいの実感があります。締めの時期や給与計算の時期に入ると、大分時間の短縮が実感できるため助かっています。 前のシステムでは、有休の設定機能が限定的だったため、休暇の残日数が合わずに苦労してました。しかしジョブカン勤怠管理は有休の残日数が従業員のマイページ画面で確認できるます。管理部だけでなく、現場の従業員にもわかりやすく使いやすいサービスだと実感しています。 今まで生み出せなかった時間が生み出せるようになったのは大変うれしいことでした。

効率化によりできた時間は、どのように活用しているのですか？

就業規則には理想の組織を実現するための方法が盛り込まれています。ですから、自社の就業規則をどのようにシステムに落とし込むか、運用方法を追求する時間に活用しています。 ジョブカン勤怠管理でどういう設定をしたらいいのか、どのような運用が有効かをサポート窓口のチャットを活用しながら模索しています。最近では、新しく当社独自の福利厚生をシステム上でうまく実現することができました。

今後の展望を教えてください。

マスタの統合に着手していきたいです。一つのシステム内で何かデータが変わると、その他のシステムでも該当箇所を手動で変更しないといけないため、ミスが生まれてしまいます。そのため、一つのシステムでマスタ情報を変更したら、連携している全てのシステムのマスタ情報にも適応される、そういったシステム間の連携ができるようになることが理想です。

ジョブカンを検討されているお客様へ一言お願いします。

これだけの歴史があり、多くのユーザーさんが使っているシステムということは、ユーザーの要請に安定的に応えてきた証拠だと思います。 HRテック領域は日々進化しているので、新しい製品を使ってみたいのも確かです。 しかし、管理部門系においては新しいものを使うことが必ずしも正ではなく、 新しさを取り入れながらも、実績と伝統があるシステムを使うのが一つの正解なのかなと感じております。 ジョブカンは歴史がある一方で、開発の手を緩めていない。 ジョブカンシリーズの今後に期待です。