株式会社クオリス

新潟で『えちご酒場 安兵衛』や『個室宴会場 越後まる松』などの人気飲食店を展開している株式会社クオリス様。以前は約250名の従業員様の勤怠をExcelに記入する形で管理しており、かなり負担が大きかったそう。ジョブカンを導入した経緯や効果などを伺いました。

ジョブカンは管理画面の構成がシンプルで使いやすく、求めていた帳票が簡単に作成できる

導入前の状況、運用方法について教えてください。

以前はタイムカードでの打刻と、Excelで作った『勤怠管理表』に記入をしてもらう形で管理していました。勤怠管理表というのは、日付と従業員の名前が書かれたシートです。毎日タイムカードをもとに、出勤時間と退社時間、休憩時間を記入していました。給与はこの勤怠管理表を使って計算していました。

導入前の課題を教えてください。

ひとつは、事務処理の負担が大きいことです。従業員が約250名いますので、勤怠時間の集計にかなり工数がかかっていました。

また、打刻忘れや管理表の記入ミス、漏れが多いことも課題でした。こうした部分はどうしても曖昧になってしまうというか、「申請された時間を信じる」しか方法がなかったんですよね。ですから打刻時間の不正入力の可能性も排除できませんでしたし、どんなにチェックをしても、給与が確定したあとになって「私、もっと働いてました」って言われてしまうこともありました。そのため、正確な勤務時間の把握も課題でした。

ジョブカンを導入したきっかけを教えてください。

社長が東京の展示会に行った際、ジョブカンのカタログを頂いたんです。前述の課題を解決したいと思っていたこと、そして法改正で労働時間管理が必須となったこともあり、勤怠システムの導入を検討開始しました。

ジョブカンを選んでいただいた決め手は何だったのでしょう？

他のシステムも含め検討しましたが、シフト管理機能が必須となるものが多かったんですよね。うちはお客様の予約状況で頻繁にシフトが変更になるので、シフトの修正を店長にお願いするとなるとさらに負担が増えてしまいます。そこで、「勤怠管理機能のみ」で運用ができるシステムがいいだろうと判断しました。

なかでもジョブカンは管理画面の構成がシンプルで使いやすく、求めていた帳票が簡単に作成できました。自由度が高く、分類したい項目の追加、必要な項目だけの抽出やダウンロードができた点が、選定した一番のポイントです。あとはNo.1の実績とコストパフォーマンスも決め手になりましたね。

導入はスムーズにできましたか？

打刻のルール決めと普及が大変でした。以前は休憩に行く際の打刻はしていなかったので、慣れるまではどうしても難しかったですね。とはいえ抵抗はありませんでしたし、最近はみんな慣れてきたので、打刻漏れも減ってきています。

現在はどのように打刻・運用されているのでしょうか？

ICカード打刻を使っています。今は打刻専用のカードを作っていますが、新潟交通バスのICカード『りゅーと(RYUTO)』なども使えるみたいなので便利だなと思います。

打刻忘れ等があればアラートで通知がありますので、翌日午前中には打刻の確認をとって修正しています。あとは月次で勤怠データをダウンロードし、そのまま給与システムへ取り込む……、という運用です。

丸一日要していた作業時間が、約30分に削減

サポート体制はいかがですか？

メールでも翌営業日には連絡をいただけたので助かりました。サポート窓口の他、営業担当の方にも相談できますし、充実していると思います。

導入してよかったと思う場面や便利な機能があれば教えてください。

一番のメリットだと感じるのは、コスト削減ですね。単純にタイムカードなどの”紙”とそれに伴う費用がなくなったというだけでなく、確認作業に必要だった人件費も改善できたと思います。

これまでは確認や集計、給与計算の作業に約一日要していましたが、ジョブカン勤怠管理を使いはじめてからは30分ぐらいで終わってしまいます。計算間違いや入力ミスがなくなり、かなり工数が削減できました。

またリアルタイムで勤怠状況が把握できるので、有休消化や残業問題など、会社内で全店舗の労働時間進捗が確認できます。基準値を超えた場合のアラート機能があるので、法令遵守にも役立ちますし、従業員それぞれが労働時間を意識できるようになったのも良かったなと思います。打刻漏れに対するアラート機能もあるので安心です。

勤怠管理の部分で感じていた課題が一気に解消できたので、非常に満足しています。

ありがとうございました。