オールハウス株式会社

住まいに関するサービスをワンストップで提供するオールハウス株式会社様。限られた業務時間でクオリティの高いサービスをお客様に届けるため、バックオフィス業務のクラウド化を考え始めたそうです。ジョブカンを全社導入した方法と効果について伺いました。

勤怠・労務・給与を一元管理でき、自社のルールに合った運用が可能だったため導入

『ジョブカン』導入前はどのような課題感がありましたか。

勤怠・労務・給与の情報は全て紙で管理していました。
勤怠は、パートスタッフと事務・総務スタッフがタイムカードで打刻していましたが、他のメンバーはきちんと管理できていませんでした。月末に勤怠情報を集計し、エクセルで給与計算を行っていました。
労務についても、入社書類や変更申請を全て紙で管理しており、総務部長の机回りには常に書類が溜まっていました。本社から離れた店舗スタッフの書類を受け取るまでに1週間程度かかることもありました。

システム導入検討のきっかけを教えてください。

どこに何の書類が入っているかを探したり、同じ質問に何度も回答する時間を削減したいと考えるようになりました。また、働き方改革の流れもあり、限られた業務時間でクオリティの高いサービスをお客様に届ける必要が出てきました。これらがきっかけになり、2年ほど前から業務クラウド化について情報収集を始めました。

『ジョブカン』にした決め手はなんですか。

当社は広島ですが、東京の大型展示会にも足を運び4～5社比較しました。ジョブカン導入の決め手は、勤怠・労務・給与を一元管理でき、自社のルールに合った運用が可能な点でした。また、価格が安くサポート体制が整っている所も良かったです。

導入はスムーズに進められましたか。

入社準備開始前にテスト操作していたので大きな問題はなかったかと思います。ただ給与規定の設定には苦労し、給与計算のチャットサポートでよく質問していました。問合せに丁寧に対応していただき助かりました。トライアル期間は、二つの事業部に絞って導入し、操作性などをテストしていました。勤怠管理を全社に本導入してすぐは打刻漏れも多かったのですが、今後徐々に打刻漏れや操作についての質問も減ると思います。

ジョブカンの導入で、総務部の残業時間が減少

サポート体制はいかがですか。

「チャットサポートがないと運用できていない」と思うほどよく利用しています。
リアルタイムで回答が得られますし、言葉では伝えきれないことも画面のスクリーンショットのやり取りでピンポイントに理解できたりと、解決までの時間が大幅に短縮できています。問合せ後にチャットのやり取りがメールで届くため、同様のエラーが起きたときのマニュアルとしても活用しています。

導入後のご状況を聞かせてください。

直行直帰のメンバーが多いのですが、GPS打刻により出社時間などの管理と把握が楽になりました。
また労務は、従業員情報の一元管理が可能になりました。年末調整機能も使用したのですが、マニュアルなどを配布しなかったにも関わらず、大半のスタッフは問題なく入力が完了しました。これまで年末調整は完了まで1ヶ月ほどかかっていました。しかし今年は、リアルタイムで入力状況を把握でき、未入力スタッフへの迅速な指示が可能になったので、約2週間で完了することができました。
給与計算は、別に入れている人事評価・給与管理システムとうまく組み合わせて使おうと考えており、これから本格的に設定を始める予定です。

また、ジョブカン導入に伴って勤怠・労務担当を決め、スタッフの問合せ用窓口を新設しました。これまで作業に追われていた総務部長は最終確認のみになり、総務部全体の残業時間も減りました。クラウド化したことで万が一の場合のデータ消去の心配も減りましたよ。

ジョブカンのおすすめポイントを教えてください。

従業員が約50名を超えたタイミングで勤怠・労務・給与情報の紙管理が厳しくなってくると思います。ですので、この規模くらいの企業にはシステムを導入することをおすすめします。生産性があがりますし、費用対効果も見込めると思います。

ありがとうございました。