モンスターズエッグ株式会社

サンリオぐでたまなど、カワイイCGアニメ作品制作を行っているモンスターズエッグ株式会社様。離れたオフィスにいる上長と一緒に人事労務管理を行う中で、どうジョブカンを活用されているのか伺った事例です。

Excelや紙資料で管理していた勤怠管理・給与計算・労務管理をジョブカンで効率化

『ジョブカン』導入前はどのような課題がありましたか。

勤怠管理は、Excelで作った出勤簿で行っていました。従業員が入力した出勤簿を月末に印刷し、印鑑を押して提出してもらっていましたね。働き方改革が重要視される中、毎日の実働時間を確認できないのは非常に厄介でした。 給与計算については、紙で提出された出勤簿を見て、給与計算ソフトに手入力していました。 入社手続きなど労務に関する業務も、全て紙で行っていました。今後、従業員数が増えたときに、紙で管理し続けることは非常に大変だと考えました。そこで、これらをまとめて管理するためのシステムを探し始めました。

『ジョブカン』にした決め手はなんですか。

給与計算や、勤怠管理にのみ特化しているのではなく、経費精算など使用するサービスを足していくことができる点です。今は、経費精算は必要ないのですが、今後、導入が必要になった場合、新しいシステムを探すのではなく、ジョブカンでまとめることができれば簡単だなと思います。また、他社製品と比較して、表示したくないものは消せるなどのカスタマイズ性が高い点もよかったです。 ジョブカンは、「システムに私たちが合わせてこれまでのルールを変更する」のではなく、「システムが私たちが希望する運用に歩み寄ってくれる」ような印象があります。ここが導入を検討する上での大きなプラスポイントでした。

導入までの流れを教えてください。

導入まで、他社製品なども含めて検討するのに2か月、ジョブカンの利用を決めてから、2か月かかりました。この2か月の間に、初期設定なども進めました。まず私が1か月、出勤退打刻を試しました。次の１か月で、管理部以外の社員１名に、工数管理の機能も合わせて、問題なく使用できそうか試してもらいました。結果、不具合もなく、使いやすいシステムと判断できたので、正式導入しました。

導入にあたって、社員向けの説明会は実施されましたか。

説明会を1回実施した程度ですが、みんな理解でき、追加の質問もなくスムーズに運用開始できました。

導入後のご状況をお聞かせください。

残業時間が日々確認できるようになりました。こちらで決めた残業時間が超過した従業員のアラートが出るので、すぐに確認と対応ができるので助かっています。 また、導入前は休暇申請を紙で提出し、取締役が承認作業をしていたのですが、社内に居ないことが多いため、別途連絡をとって承認をもらうこともありました。今では、WEB上で確認・承認が可能なため、スムーズに休暇申請ができるようになりました。

オフィスから離れた場所とのやり取りもジョブカンでスムーズに

『ジョブカン労務HR』についてはいかがでしょうか。

上長は普段、オフィスとは別の場所で作業しているので、これまでの運用では、上長がオフィスに来て、紙書類を受け取り、作業場所に戻りチェックして、書類にミスがあった人には電話やメールで連絡・再送する…という余計な工数が多く発生していました。しかしジョブカン労務管理導入後は、書類にミスがあっても従業員にジョブカン上で修正してもらうことができるのでスムーズになりました。 入社手続きについても、今までは私が書類をPDF化して、上長に送付していました。その後も、電話でやり取りしながら作業を進めてもらっていました。今は私がジョブカン上で従業員情報を入力し、上長が書類に代表印を押すだけになったので、工数も削減できましたし、スピード感をもって業務を進められるようになりました。入社処理の方法も案内があり、次に何をするのかなどが分かりやすいので、人事労務管理者としてのスキルアップにも繋がっていると思います。 また、今年の年末調整はジョブカンで実施しましたが、すごく使いやすかったです。アンケート形式の質問に回答することで年末調整書類が完成するのですが、これまでよく分からず書類に記入していた従業員も、今回はきちんと自分で理解した上で年末調整を完了できたと思います。書類の不備も少ないと感じました。 当初ジョブカン労務管理の導入については、「勤怠管理と給与計算と合わせて使えれば便利かな」程度に考えていましたが、今では円滑に業務を進めるために必要不可欠だと思います。

ありがとうございました。