Xtra株式会社

導入前はGoogleドライブやスプレッドシートで勤怠・労務管理を行っていたXtra株式会社様。現在は社会保険労務士さんにもジョブカンのログイン権限を付与し、密な連携で事務工数を削減しています。

スプレッドシートの出勤簿は日々の管理と締め作業が手間だった

『ジョブカン』導入前はどのような課題がありましたか。

勤怠はスプレッドシートの出勤簿で管理をしていました。各従業員が勤怠時間を記入するのですが、数日まとめて入力する場合がありましたし、内容が正しいか不明でした。

月末～月初は、締め作業をして、勤怠情報のPDFデータを給与計算担当の社会保険労務士さんに送り…その後翌月分の出勤簿を作って…と手間のかかる作業を行っていました。

労務は紙で管理していました。新しく社員が入ると、回収した必要書類をデータ化し社会保険労務士さんに渡していました。記入漏れなどがあった場合は修正作業が面倒でしたね。また、通勤経路や住所の変更があった場合は都度社会保険労務士さんとやりとりして対応していました。

『ジョブカン』を選んだ理由を教えてください。

親会社でジョブカンを使用していたことと、運用を担当していた社員が弊社に転籍したことが導入のきっかけです。他社と比較することなくジョブカンに決めました。

社会保険労務士さんもジョブカンを使っており、導入を後押ししてくれました。

導入・社内浸透はスムーズに行えましたか。

ジョブカンに詳しい社員が初期設定を担当してくれたためスムーズでした。その後実施した従業員向け説明会では、スクリーンにジョブカンの画面を映しレクチャーしました。

ジョブカンと社会保険労務士との連携でスムーズな勤怠・労務管理を実現

導入後の運用方法を教えてください。

勤怠は、パソコンで打刻する場合が多いです。リモートワークの制度を使用する従業員が多いのでモバイルのGPS打刻も活用しています。午前中は社外、午後は社内で業務する場合の移動時間・休憩時間の計算など、独自の運用が可能な点が便利ですね。

社会保険労務士さんにもログイン権限を付与し、リアルタイムに連携できるので日々の管理と締め作業が楽になりました。例えば出勤簿に不備があればすぐ連絡をもらえるため迅速に修正できます。それにより、締め作業の段階では大きな修正点もありませんので、社会保険労務士さんへの「最終承認してください」の一言で完了します。

労務については、従業員情報を一括管理できるようになりました。入社に必要な情報は全てジョブカンに入力・データ添付の上、社会保険労務士さんに確認いただくという仕組みにしています。マイナンバーまで管理できるのが助かります。

年末調整機能はまだ使用したことがなく、今回は紙で実施しました。しかし、書類のフォーマットがこれまでと若干変更されており、従業員は記入が大変そうでしたね。来年度以降は機能を確認しながら使用を検討しようかなと考えています。

ありがとうございました。