株式会社impactTV

株式会社impactTV様には、ジョブカン勤怠管理・経費精算・ワークフロー・給与計算・労務管理と幅広くシリーズをご利用いただいています。

ご担当者の上條様は、入社後すぐに前任者が産休に入り、1人で全社の人事労務管理を実施することに。グループ会社とのオフィス統合をきっかけに、全て紙管理だった業務のクラウド化を決意しました。1人体制でどのように人事労務領域をクラウド化したのか。詳しく伺いました。

上條様のジョブカン労務管理ユーザー会ご登壇レポートはこちら

『ジョブカン』導入前はどのような課題感がありましたか。まずは勤怠管理・稟議申請から教えてください。

この二つは基幹システムに組み込まれているものを使用しており、操作性や読み込み時間、アクセス環境に課題があると感じていました。
給与計算のための勤怠データ出力には長い時間がかかり非効率でしたね。
また、システムには社外からアクセスしにくく社内からしかアクセスできなかったので、申請のために会社に帰って残業する営業メンバーが多くいました。

給与計算・労務管理についてはいかがでしょうか

給与計算はオンプレミスシステムを利用していました。勤怠管理システムと連携していなかったため、勤怠データを全て手作業でチェックし入力していました。また、有線LANのある自席でしか使えず不便でした。
労務に関しては、従業員データを全て紙書類で管理していました。情報の更新が行われていないなど管理が煩雑で、必要なデータを探すことにも時間がかかっていましたね。このような状況が課題だと感じていました。一方で従業員は、何十年もこのような紙書類の多い運用でしたので環境に慣れており特に疑問視していない印象でした。

『ジョブカン』にした決め手はなんですか。

システム導入にあたり、グループ会社が利用しているシステム含めいくつか比較検討しました。ジョブカン勤怠管理は前職で導入されており、従業員側の目線から使いやすいと感じていたので検討候補にも含めました。弊社は1時間単位の有休利用ができるため、管理が煩雑になります。その点自動計算し有給休暇の残日数及び残時間が見られる機能などが便利でしたね。

まず一つ目の決め手は、サポート窓口の質の高さです。電話でざっくりとした質問をしても、かみ砕いて説明してくれます。特にジョブカン勤怠管理については、リモートでこちらの設定を見ながらサポートしてくれるので非常にスムーズに導入ができました。
自分が不在になると管理システムについて分かる人が誰もいないという状況は避けたいと思っていました。ですので、「困ったらとりあえずここに聞けば分かるから」と言えるサポートがあることは重要でした。社内システムは単に効率化を図るだけでなく、会社の財産ですので、人に依存することなく、長期的に存続していけることが判断材料でした。

2つ目の決め手は、チェック作業をサポートしてくれる機能が豊富な点です。私1人で人事労務を管理しているので、どうしても抜け漏れが発生しやすい環境です。そのため、打刻をしていなければアラートメールが送られたりや、出勤簿で修正が必要な部分はピンク色にエラー表示されるなど、ミスを防ぐ機能が充実しており魅力的でした。

導入後のご状況を聞かせてください。

給与計算については、勤怠データをAPI連携で一気にジョブカン給与計算に取り込めるので、作業時間が6分の1に減りました。
ジョブカンワークフロー導入後は、社外から稟議申請できるようになり、特に営業の社員から感謝されました。また、以前は承認されずに止まってしまう稟議もあり問題でしたが、明らかに承認スピードが上がりました。
算定基礎届や月額変更届については、ジョブカン給与計算で作成される書類を、ジョブカン労務管理から直接電子申請できるので非常に便利です。社員名簿も出力できるので、従業員状況の分析を依頼された際にすぐ対応できるようになりました。

新型コロナウイルスの影響で一時的にテレワークを実施しましたが、ジョブカンを導入していて本当によかったと思いましたね。出社しなくても給与計算でき、稟議も滞ることなく通常通り行うことができました。
幸いにも弊社は社員の理解があり、スムーズにジョブカンへ移行できましたが
一般的には、今までのやり方やシステムを変えることに少なからず賛否はあると思います。

管理者側の利便性よりも、まずは社員にとって本当に使いやすいシステムか、導入することで業務効率が上がるか、常に従業員側の立場に立って考え、構築していくことが大切だと考えています。

ありがとうございました。