株式会社ORSO

株式会社ORSOさまは、10年ほど続いた紙運用からジョブカンでの勤怠管理に変更されたそうですが、そのきっかけは何だったのでしょうか？ ご担当者様に伺いました。

限界を感じながらも、10年ほど紙運用をしていました。

ジョブカンを導入する前はどのように勤怠管理をされていましたか？

スケジュール管理ソフトの勤怠機能を使っていました。出退勤は自席のPCで押し、休暇や残業の申請は全て紙での運用です。労働時間の集計機能はなかったので、エクセルで数式を組み、打刻情報と申請用紙を照らし合わせて給与計算を行っていました。担当者ふたりで対応して、おおむね3日ほどかかっていたと思います。

従業員数が60人になる頃にはこうした管理方法に限界を感じていたのですが、方法を変えるのも大変で……。タイミングを逃してしまい、10年ほど紙運用を続けていました。

ジョブカンを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

もとからサービス名は知っていて、長く運営されているという信頼がありました。また、運営会社（Donuts）自体も実際にジョブカンを使って勤怠管理されているとのこと。当社と業種が似ている会社なので、運用イメージが描きやすかったですね。それから、トライアル時にサポート担当の方が当社の勤怠制度に合わせて仕様を変えてくれるなど、とても丁寧に対応していただけたのも決め手です。

勤怠確認にかかる時間が1/3に短縮。シンプルに業務に取り組めるようになりました。

「導入してよかった」と思う場面があれば教えてください。

ものすごく作業時間が短縮されました。3日かかってた作業が、ダブルチェック含めて1日かからずに終わります。月末月初は、従業員や所属長も申請承認などの事務作業が多かったのですが、そこから解放され、よりシンプルに本業に取り組んでもらえるようになったかなと思います。

弊社は人の流れを考えてオフィスをデザインしており、出社したら必ず通るところにカードリーダーを2台置いています。出勤の際はみんなそこで立ち止まってカードをかざすので、挨拶や交流が生まれるようになりました。打刻がコミュニケーションのきっかけになったのは、かなりうれしい効果です。

また、勤怠状況が一覧が見れるので「最近遅刻が多いけど疲れてるのかな？」「残業多いけど最近忙しいのかな？」とケアできたり、話がしやすくなりました。打刻の際に時間が表示されるので、従業員自身も勤怠への意識が高くなったように感じています。

ジョブカン勤怠管理の導入で非効率な業務を刷新できました。

導入するにあたって社内で工夫したことはありますか？

社内のスタッフ数名で打刻や申請のテストを行い、運用に問題がないかチェックしました。何度かフィードバックをもらいながら、より使いやすい形を目指しました。勤怠管理方法が変わるというのは大きなことなので、事前に「いつからこんな風に変えます」という情報をアナウンスし、マニュアルもなるべくシンプルに画像付きで従業員用と承認者用を用意しました。

また、以前は勤怠の各種申請の承認を、給与計算ぎりぎりのタイミングまでしてもらえなかったこともあったのですが、勤怠システムの切り替えが丁度いいタイミングだったので、承認締切日をルールとして再設定し社内共有ができたことが非常によかったです。以前よりも効率良くしたい、一気に刷新したいと思っていたので、それを変えることができる、いい機会にできました。

ジョブカン勤怠管理に今後期待することはありますか？

勤怠管理面ではオプション機能が充実しているので特にありません。新しく入ってくる従業員に説明しても、分かりやすいので「こんなのあるんだ！」といい反応が返ってきます。キャッチーな印象があるみたいですね。今後は労務管理サービスも出て(※)、年末調整や給与計算までできるようになるとのことですので、楽しみにしております。

ジョブカン勤怠管理を導入して挨拶が増え、社内の雰囲気が明るくなりました。

ありがとうございました。

_{※インタビュー当時(2018年)の原文ママ。2020年現在は、「ジョブカン労務HR」「ジョブカン給与計算」もお使いいただいています。}