正確な勤怠管理で、有休の時間単位の取得を実現できた
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1933年創立の歴史あるカトリック系の療養型病院です。清瀬の緑豊かな環境のなか、春には広い中庭で枝垂桜やハナミズキが咲き誇ります。人生最期の時を自宅で過ごすような「穏やかな時間」と「温かいケア」を提供することに、全職員が一丸となって取り組んでおります。
課題
- 労働時間の客観的な記録が不十分で、詳細な時間管理が難しかった
決め手
- 法改正に合わせてアップデートされるクラウド型
- 話しやすい営業担当者
効果
- 客観的に出退勤時間が把握できるようになった
- タイムリーを出勤を確認でき、職員の実働の把握が可能となった
ジョブカンで勤怠管理をしている対象者はどのような方ですか？
常勤非常勤を含めて150名弱のすべての職員です。勤務体系の点では、看護師は日勤と夜勤、介護士は早番、遅番、日勤、夜勤と分かれています。
どのようなご経緯で勤怠管理ツールの導入をご検討されましたか？
ジョブカンを導入する数年前に、法人として一括して勤怠管理を入れようという動きがあったのですが、病院としては対応し切れない部分もあり、導入を見送りました。
その後、有休の時間単位の取得を当院に取り入れようということになったのが導入のきっかけです。以前は時間単位の有休は把握できていなかったため、このままの出勤簿で管理を継続していくのは難しいのでは、と思い私たちが勤怠管理ツールを導入したいと声を上げました。
ジョブカンを選んだ決め手は何でしたか？
使いやすく、労働基準法の改正などに確実に対応できるクラウド型である点です。加えて営業担当者の印象がとてもよかったです。
導入検討時、3社ほどの話を聞きました。その中で、ジョブカンの担当者は話しやすかったですし、メールもすぐに返ってくるなど丁寧な対応をしてもらったことが決め手です。
現在ジョブカンはどのように運用をしていただいてますか？
ピットタッチプロ（打刻専用端末）を使用してICカード打刻で勤怠管理をしています。
シフト管理については、二つの病棟のそれぞれの看護師長が先に職員に希望日を聞いて、エクセルでシフトを組んでいます。実働シフトはジョブカンで勤怠管理したうえで把握しているのですが、エクセルでもシフトを作成しているのは、計画としてのシフトを把握するためです。以前は実働のシフト管理も紙ベースだったため、実際のシフトがどれか分からなくなっていましたが、ジョブカンを使うようになって実働シフトを把握できるようになりました。
有休申請はどのような流れで実施されていますか？
各部署の所属長が承認した有休を紙で提出してもらっています。残りの有給日数を確認しながら、総務の方でジョブカンに入力しています。
労働時間の上限を制限する2024年問題がありますが、対応された部分もありますか？
もともと法令にひっかるような残業時間はありませんでした。医師はもちろん、看護部も基本的に残業をしません。院長の方針で時間を意識するカルチャーが浸透しているんです。ジョブカンを導入して、実際の勤務時間が目に見えるようになりました。想定していたくらいの勤務時間で、サービス残業などはなかったと分かった点は良かったです。
医療業界では様式9と呼ばれる申請書類がありますが、どのように作成されていますか？
様式9は総務の職員がExcelで作成しています。現在の職員は簡単に作成しているようですが、前任者は休みの日に作業していたと聞いたことがあります。
具体的には、日々の勤務時間数をシフトごとに日勤時間と夜勤時間に分けて入力します。看護職員と介護職員でシフトパターンがいくつかあり、非常勤職員の個別シフトもあるので、注意して入力業務をしています。勤務時間の入力後に、産出可能な会議・研修以外の所要時間を引いています。会議は参加者を確認してから入力しています。有休や半日有休（午前・午後）、時間有休の取得があった日も、実績のシフトと相違ないように入力しています。
その他にご活用いただいている機能はありますか？
職員に連絡する際に「一斉メール機能」を活用しています。職員の一人がコロナに罹った際には、職員の皆さんに出勤前に検査してくださいというアナウンスをしたり、防災訓練の安否確認に使用するなど、多い時で週に1回ほど利用しています。返信はできないので、返信用メールにしてくださいとお伝えするのですが、防災訓練の際はほとんどの方が返事してくれますね。
一斉メール機能について：ヘルプページ一斉メール配信
ジョブカンなら「医師の働き方改革」に即した安全な勤怠管理ができます。
