ロボコム株式会社

まずは御社について教えてください。

FA(ファクトリーオートメーション)設備の構想設計・プランニングを主業とするエンジニアリング会社です。
弊社の特徴は、自動化設備の要件定義・構想設計を有償サービスとして提供する点です。
業界では「SIer」と呼ばれるシステムインテグレーターが、構想設計を無料で行うのが、業界慣習となっておりました。しかし、無料のアウトプットでは設計に割ける時間はごくわずか。お客様の真にやりたいことを十分汲み取れていないケースがあり、後で設備を作る段階で手戻りややり直しが発生してしまい、お客様・SIer双方にとって損失が生じてしまう。非効率な状況が、これまでのFA業界の常とされておりました。
これに対し、構想設計段階から費用をいただき、お客様の要望をしっかりヒアリングした上で実現性のある構想図面をお納めする。最終的に設備を作るときにも、手戻りなく一気通貫で設備導入まで辿り着ける、そんな世界を実現すべく弊社ロボコムが設立され、日々活動しております。

コア業務がしたいのに2日間バックオフィス業務をしていた。今では30分に時間が激減。

導入前の状況や課題について教えてください。

弊社はスタートアップ企業かつ少数精鋭の技術者集団です。当初よりバックオフィス業務を専任で行う者はおらず、総務部の社員が一人で、複数業務を兼務しながら実施している状況でした。その担当者も配置転換で転籍となり、今ではこの業務を私と上長で引き継いだ格好となっております。
従来の勤怠管理は、エクセル形式で専用の帳票を使っておりました。帳票に社員各自で１ヶ月分入力したものを、月締めでメール提出してもらい、そこから月次の勤怠集計が始まる、というやり方でした。集計はひたすらマンパワー、とにかく手間が掛かりました。
また、改変ができてしまうデータというのは、厳密には客観的な勤務記録としては認められない面もあり、法規対応の観点でも不十分な状態となっておりました。
そもそも私の本業は設計者ですので、バックオフィス業務に時間を取られるのは本望ではなく、なんとかしてシステム化して楽をしたいな、と考えておりました。

ジョブカン導入のきっかけはなんでしたか？

私が本業の山を迎えていたときに、月末月初の勤怠の締めだけに２日取られてしまう状況にいよいよ我慢ができなくなりました。上長へ相談したところ、いろいろなツールを比較して一番使いやすそうなツールを使ってみよう、となりまして、さっそくジョブカンと同様の勤怠システム４社製品を比較しました。
その中から、私たちの業務・業態に一番合っている、私たちのやりたいことを一番かなえてくれそうなシステムとして、ジョブカン勤怠を選びました。

導入する前後で、どういった効果が得られましたか？

勤怠の締め作業でいうと、ジョブカンは一定のルールにしたがってボタンひとつで締めが終わってくれます。そこが劇的に改善しています。
エクセル帳票の時は、私は7人分見ていましたが、やりきるのに2日掛かっていました。それが今では30分で終わります。
もうひとつ重要なのが、クラウドツールならではのリアルタイム性ですね。
毎日、勤怠情報を確認することができるし、仮に打刻を忘れるとアラートが飛んで入力を促してくれる。
従来は、案件ごとのトータル工数を出すときには、月半ばで都度エクセル帳票を集めて途中集計していました。2ヵ月・3ヶ月に渡るプロジェクトがあると、月毎に全てのエクセル帳票を集めてきて工数合算をしていました。これも地味に時間を取られる作業でしたね。
今では集計期間を指定して、ボタン一つで集計データが手に入ります。もはや別世界です。
弊社ではジョブカン勤怠管理の中の「工数管理機能」も活用しています。社員には日々一定のルールで工数入力してもらっていますので、案件ごとにどれくらいの工数が発生したか、非常に集計しやすくなりました。

社員の方はどのように感じていらっしゃいますか？

社員としても、実際にインプットしている日々の就業実績が自分の画面で確認できますので、安心感の醸成につながっています。
社員にとっては、休暇管理が“見える化“したことも見逃せない点ですね。従来は休暇を取る際は、メールや所定フォーマット等で上長へ申請し、これを総務で有休管理簿に集計する、という流れを取っていました。有休管理簿に載るまでにタイムラグがあります。また人が作業するため、ケアレスミスも排除できません。
社員から見ると、ちゃんと休暇管理がされているのか・・・という心配があったと思いますが、システム上で自分の有休数がパッと確認できるようになったのは、非常によい変化だと思います。

工数管理機能は、どのように使っていただいてますか？

弊社では案件ごとにプロジェクト管理番号とプロジェクト名を割り付けて、これを工数管理システムに登録する方法を取っています。
プロジェクト内で発生する業務（打ち合わせ、設計、現地調査、資料作成など）をタスクに登録します。
担当者は、携わったプロジェクトに対し、今日はこのタスクを何時間やった、と日々インプットするようにしています。

集計結果はどのような形で活用されていますか？

いわゆる予実管理に用いています。プロジェクトを閉じたときに、どのタスクにどのくらい工数を使ったか、実績を出力します。予算と対比してどのような結果だったか、確認・検証に使っています。工数情報は日々入力されてきますので、プロジェクト途中でも簡単に集計できるのが管理者的には助かりますね。

実際に工数が把握できたことで、生産性は可視化されましたか？

はい、そうですね。今まではなんとなくの肌感メインで「この案件は思ったより時間が掛かったな」だとか、「この案件はずいぶんサッと終わったな」等のあいまいな把握でしかありませんでした。トータル工数でしか見れていなかったのも難点でした。
これらをタスク別に実績数値で積み上げて出せるようになったので、実績と感覚のズレを把握してギャップを埋める上でも便利です。
何よりも担当者自身が、「この案件に今月は何時間使っているな」と分かります。さらには１年間トータルで、どんな仕事にどれだけ時間を割いていたのかを振り返ることができる。日々の行動目標の動機付けのひとつにもなります。

こんな機能があればいいのにと思う機能があれば教えてください。

有休・振休の承認や日々の打刻忘れのフォローに関して、直接の承認者以外にもメールがCCで送れるようになればいいですね。実際の承認者と、参考として処理フローメールを見せたいだけの者を、同時にアサインするのが現在のシステムでは複雑だと感じました。
承認者が出張していると承認フローが滞りがちです。この時、社内に残っている事務スタッフや管理者にCCで通知が届けば、何らかのフォローができます。そういうことが簡単に設定できるようになると良いですね。

労務管理をされている立場としては、法改正に関して積極的に情報収集などされていますか？

私は設計者が本業ですが、その中ではアンテナが立っている方だと思っています。しかし人事総務担当者や専門家からすれば、全然足りていないのが実情です。クリティカルなものは社労士から連絡を受けて、詳しく教えてもらうこともしばしばです。
例えば、厚生年金保険の料率が変わるというような場合、これを全て漏れなく給与計算に反映させていくとなると、かなりの手間が掛かるのが実情です。間違いは許されません。
このような法改正に関わる係数の変更は、プラットフォーム側で自動でアップデートしてもらえると非常にありがたいです。もちろん、法改正の内容自体はユーザー側もしっかり認識しなければなりませんが、適用漏れが無いように、フォローする仕組みならば安心です。

ジョブカン導入を検討されている方へのおすすめポイントを教えてください。

クラウドソフトはなんとなく心配・・・などと食わず嫌いせず、まず使ってみるのが良いと思います。厳しい言い方をしますと、今の変化の時代において「伝統の紙帳票を守る」ことには、何の意味もありませんから。
世の中には良いものがたくさんあります。楽をできる所は楽をして、真に価値のある仕事に注力しましょう。

とても良いお言葉、ありがとうございます。紙帳票からの脱却について御社の中で大変だった部分はありますでしょうか。

弊社は紙帳票を辞めることにそこまで抵抗はなかったものの、企業によってはまだまだ抵抗があるようです。歴史の長い企業ほど、“ワープロ電算時代から使っているこの帳票じゃないと勤怠を認めない”というような空気感が強いように感じます。伝統の紙帳票にこだわるあまり、非効率な業務が発生しているとしたら、損失ですよね。まだまだ課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか。

本日は貴重なお話ありがとうございました！